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会博通综合档案管理系统

档案是每个企业都需要把控的重要核心内容,因为档案资料承载的是企业的发展记忆、经验以及成果,很多时候,管理只是停留在个人或部门层面,这些重要的档案会因为员工的离职而丢失,因为时间推移而失去记忆,也会因为使用不规范而出现遗失、损坏,更有被恶意扩散导致形成损失的可能。

会博通综合知识管理系统,可将档案上升到知识管理范畴,照顾到档案从采集、整理、录入、归档入库、借还、编研、注销等全生命周期的管理,并实现实体与数字化档案的统一管理。完成了档案的有序化管理后,会博通也提供了如借还申请、借还登记、提醒事项等功能,让档案可以充分发挥它历史借鉴以及促进改善的重要作用。

系统特色:

1、会博通提供和现实一致的综合档案管理

会博通可根据组织的实际需要,进行档案管理架构的自定义,以便于形成符合组织个性化需要的档案管理分类。任何自定义分类结构的最底层分类则是会博通的档案定义,可以理解为现实的一个档案盒或者装订好的案卷,可存放按卷归档的案卷和按件归档的文件,并可利用示意图真实还原档案存放位置。

2、档案管理与利用授权

管理员可在定义好的档案分类下,在组织架构中选择对象(个人、部门等)授权,定义的是对象可以访问的密级,以及可对这些密级文件进行的操作行为,授权项目包括增、改、删、阅、下载等权限,会博通的特点是可以区分阅读条目或内容的权限,以及区分自己创建与他人创建的档案的权限。

3、归档与录入

会博通提供提供针对实体档案条目信息、实体档案数字化、预归档、协同化归档等档案采集功能,包括扫描新建、批量对应导入/上传、归档编辑、流程化归档等,用户可根据自己的需要灵活使用。

4、档案搜索与利用

会博通提供按权限匹配搜索结果的搜索平台,有权限阅读的档案,可直接阅读电子文档,如果只能看到条目,因工作需要借阅原件或电子文档、或需要复印打印文件,都可以发起借用流程,并且,整个借用与归还过程,可全面实现流程化、无纸化;对于纯线下的借阅行为,提供借阅与归还功能,和图书馆借、还操作类似,还可实现批量借阅与归还,同时统计借阅情况相关数据。

会博通还提供了搜索的通用接口,用于将会博通的工作搜索嵌入需要搜索和查阅档案的其他系统,为其它系统提供档案知识支持。

5、物联网化的档案管理

会博通将物联网技术引入了档案管理,支持各种常用码制的条形码(包括二维码)和电子标签,满足查找、借用、传阅、搜索、盘点等需要。

6、档案统计

提供各种档案管理所需的统计功能,包括综合统计、档案工作汇总表、数字档案统计表、档案年度分布统计表、档案保管期限分布统计表、档案密级分布统计表、档案电子文档类型统计表、档案整理个人工作量统计表等。

会博通兼顾档案从采集、整理、录入、归档入库、借还、编研、注销等全生命周期的管理,实现实体与数字化档案的统一管理,提供了如借还申请、借还登记、提醒事项等功能,让档案充分发挥历史借鉴以及促进改善作用。

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